Gérer l’information à l’interne et à l’externe | Ordre des administrateurs agréés du Québec

Gérer la dimension opérationnelle

GGérer l’information à l’interne et à l’externe

Gestes clés
Pratiques recommandées

A. Sélectionner l’information

  • Déterminer le but et/ou l’effet escompté
  • Évaluer la pertinence de l’information à partir de critères préalablement établis

B. Organiser l’information

  • Déterminer la forme de la communication selon l’objet et le destinataire
  • Établir l’échéancier de diffusion
Compétences transversales sollicitées
  • Faire preuve de jugement et de cohérence (L9)
  • Composer avec l’ambiguïté (L17)
Gestes clés
Pratiques recommandées

A. Sélectionner les informations à protéger

  • Déterminer le pourquoi de la protection (lois, concurrence, etc.)
  • Déterminer les critères de sélection de l’information à protéger

B. Mettre en place des mécanismes de protection

  • Déterminer le degré de protection de l’information
  • Déterminer les besoins d’accès selon le poste de travail
  • Utiliser la technologie pour contrôler l’accès à l’information

C. Encadrer l’utilisation des technologies informatiques et de communication (TIC)

  • Adopter une politique concernant l’utilisation des TIC (aspect protection et aspect mauvaise utilisation et conséquences disciplinaires)
  • S’assurer que la politique est connue, comprise et mise en oeuvre
  • Réagir rapidement en cas d’incident
Compétences transversales sollicitées
  • Faire preuve de rigueur et d’un souci du détail (L6)
  • Faire preuve de jugement et de cohérence (L9)
Gestes clés
Pratiques recommandées

A. Acheminer l’information aux bonnes personnes

  • Identifier les informations à diffuser
  • Établir un protocole d’accès à l’information

B. Acheminer l’information de la bonne manière au bon moment

  • Dresser la liste des canaux de communication disponibles
  • Sélectionner les canaux de communication (interne / externe) selon le message et selon le destinataire
  • Prévoir un plan de diffusion (fréquence, récurrence, etc.)
Compétences transversales sollicitées
  • Faire preuve de rigueur et d’un souci du détail (L6)
  • Faire preuve de jugement et de cohérence (L9)
Gestes clés
Pratiques recommandées

A. Évaluer la production de l’information

  • Vérifier le respect de l’échéancier de production
  • Vérifier la qualité de production de l’information

B. Évaluer la protection et la circulation de l’information

  • Recenser les plaintes et les événements
  • Vérifier dans quelle mesure les politiques relatives à la protection et à la circulation de l’information sont respectées
  • Vérifier leur applicabilité, en l’occurrence par la présence de facteurs rendant leur application difficile voire impossible

C. Procéder à un diagnostic de la gestion de l’information

  • Comparer les pratiques actuelles avec les pratiques exemplaires
  • Dégager des constats (forces et lacunes)

D. Formuler des recommandations

  • Recommander les bonnes pratiques à conserver
  • Recommander des améliorations
  • Recommander des innovations
Compétences transversales sollicitées
  • Démontrer une capacité d’analyse (L5)
  • Faire preuve de jugement et de cohérence (L9)