La gestion des courriels

Chaque matin, en rentrant au bureau, vous ouvrez votre boîte courriel pour y trouver des dizaines, des centaines de courriels non lus? Évidemment, cela peut créer du stress, mais surtout, gruger du temps que vous ne pouvez pas consacrer à vos tâches quotidiennes.

Vous n’êtes certainement pas seul à vous sentir débordé.

Pour éviter de vous faire submerger par cette marée électronique, voici quelques astuces pour mieux gérer votre boîte courriel :

• Prévoir un temps précis pour gérer les courriels ;
• À chaque lecture de courriel, prévoir une action, que ce soit répondre, faire un suivi, approuver, préciser ou classer le courriel. Prioriser les réponses selon l’importance du courriel ;
• Demander à ses contacts de n’être mis en copie conforme que lorsque c’est nécessaire ;
• Rédiger des courriels clairs et précis pour éviter d’obtenir un courriel avec des questions pour l’obtention de précisions ;
• Opter pour un coup de téléphone ou une rencontre par vidéoconférence, si vous jugez la situation complexe. Ceci évite souvent plusieurs courriels pour une même situation.

Une gestion efficace des courriels peut éviter une source potentielle d’insatisfaction. Il est essentiel d’assureur un suivi prompt, et ce même s’il s’agit uniquement d’indiquer au destinataire que vous avez pris connaissance de son courriel. Vous pourrez ensuite prendre le temps nécessaire pour une réponse structurée et précise. Par ailleurs, il faut éviter de ne pas donner suite à un courriel, car ceci peut occasionner des bris de communication et être potentiellement un manquement à votre Code de déontologie.

De cette manière, vous saurez mieux gérer votre boîte afin de diminuer votre niveau de stress. Évidemment, il faut voir cette solution comme un règlement à moyen ou à long terme. Cette liste non exhaustive ne règlera pas tout de suite l’accumulation, mais ça s’en vient !

En espérant que votre montagne devienne une colline d'ici peu.